Les successions complexes et les familles éclatées par la mondialisation posent des défis sans précédent aux notaires. Comment naviguer dans ce dédale juridique et humain ? VPG Associés, cabinet de généalogie successorale, s’impose comme un partenaire indispensable, alliant expertise de terrain et outils numériques de pointe.
Informations Entreprise : Comment expliquez- vous l’augmentation de la demande de services généalogiques dans le cadre des successions ?
Arthur Borne (Associé du cabinet VPG Associés) : Nos indicateurs montrent une tendance claire : le recours au généalogiste dans les successions est en constante augmentation. Cette hausse s’explique en partie par les mouvements migratoires et l’évolution démographique. En effet, de plus en plus de successions impliquent des héritiers résidant à l’étranger, ce qui complique les recherches.
La société évolue, et notre métier doit suivre ces changements. Les familles recomposées, les unions libres, et les déplacements internationaux pour études ou travail éclatent les familles. Par ailleurs, le vieillissement de la population entraîne des décès de personnes isolées, souvent en EHPAD, nécessitant des recherches d’héritiers éloignés ou disparus. Notre profession, bien que profondément ancrée dans l’histoire, est d’une grande modernité. Nous nous adaptons aux nouvelles réalités sociales pour trouver des solutions actuelles. Ainsi, les notaires ont de plus en plus recours à nos services, en grande partie grâce à une meilleure Expertise, une Ethique renforcée, une Sécurité accrue et une plus grande Satisfaction, quatre piliers de la profession qui sont véhiculés par la profession et notamment par Généalogistes de France.
I.E : Pouvez-vous nous expliquer en quoi consiste précisément le rôle du généalogiste ?
Alexandra Perrin (Associée du cabinet VPG Associés) : Les raisons pour lesquelles le notaire mandate notre cabinet dans le cadre des successions sont multiples. Essentiellement, il s’agit de confirmer une dévolution successorale, de vérifier l’absence d’héritier réservataire ou de rechercher les héritiers. Notre rôle consiste alors à valider les héritiers légaux déjà identifiés ou à entreprendre une recherche partielle ou complète d’héritiers. Cette responsabilité nous incombe directement, dégageant ainsi le notaire de toute obligation.
Il est crucial que le notaire puisse répondre à la question des héritiers lorsqu’il est mandaté sur un dossier. Dans 95 à 97 % des cas, il n’a pas de difficulté à le faire, car il connaît la liste des héritiers. Notre intervention se manifeste précisément lorsqu’il nécessite une aide pour confirmer, compléter ou établir cette liste. Nous offrons des solutions adaptées, que ce soit pour valider les héritiers déjà identifiés ou pour établir une nouvelle dévolution légale à partir de rien, en reconstruisant minutieusement la généalogie successorale.
I.E : Quels sont les principaux défis rencontrés lors de la recherche d’héritiers ?
Arthur Borne : Notre rôle essentiel est d’être le trait d’union entre les notaires qui nous mandatent et les héritiers que nous retrouvons et représentons. Il est fondamental pour nous d’être actifs, d’apporter des solutions aux notaires et de fournir des réponses précises aux héritiers identifiés.
Nous rencontrons principalement deux types de missions : la confirmation et la recherche, parfois les deux en même temps. Dans le cadre d’une vérification de dévolution successorale, nous nous assurons que la liste des héritiers fournie par le notaire est complète. Une fois notre mission terminée, nous remettons les conclusions de nos investigations au notaire.
En ce qui concerne la mission de recherche, où nous devons établir tout ou partie de la liste des héritiers, nous révélons l’origine des droits aux héritiers retrouvés et nous les représentons dans le règlement successoral. Nous collaborons alors étroitement avec les notaires tout au long du processus, jusqu’à la liquidation définitive de la succession.
Nous apportons une valeur ajoutée significative dans des dossiers souvent complexes pour les notaires, que ce soit par le nombre d’héritiers retrouvés ou par les contextes familiaux délicats. Notre intervention permet de démêler des secrets de famille et d’assurer le bon déroulement de la succession. Ce partenariat avec les notaires est fondé sur le respect strict des règles successorales et de droit commun assurant ainsi une gestion exemplaire des dossiers.
I.E : Comment le cabinet VPG Associés parvient-il à maintenir un haut niveau de réactivité et de personnalisation dans ses services ?
Alexandra Perrin : Lorsque nous parlons de proximité, nous évoquons un travail sur mesure. En effet, 95 % des études qui nous mandatent se situent près de nos succursales, qu’il s’agisse de notre siège ou de nos centres de recherches. Cette proximité nous permet une grande réactivité, notamment pour signer et travailler sur les dossiers avec les notaires. Nous offrons une réponse rapide et un accompagnement personnalisé via nos échanges, principalement par e-mails.
Sur le plan international, nous collaborons avec des confrères et des collaborateurs spécialisés dans certains pays. Maîtrisant parfaitement la langue locale, ils facilitent les échanges entre le notaire et nous, en obtenant entre autres les actes d’état civil, procurations, et accords de vente, qu’ils soient immobiliers ou mobiliers.
Il est nécessaire de comprendre que notre approche combine l’international et la proximité grâce à notre duo de travail : le juriste, trait d’union entre toutes les parties, et le responsable des recherches, qui se déplace en France et à travers le monde. Notre stratégie de développement maîtrisé nous permet de connaître les notaires et leurs problématiques territoriales. Cette connaissance approfondie nous permet de nous adapter et de proposer des solutions sur mesure.
Depuis plus de vingt ans, nous avons mis en place un réseau de correspondants à l’étranger, nous assurant efficacité et rapidité. Grâce à notre taille humaine, nous offrons des délais de traitement efficaces pour la France et l’international.
I.E : Comment votre cabinet a-t-il intégré la numérisation et la digitalisation dans ses processus ?
Arthur Borne : Notre approche se déploie en deux étapes distinctes. D’abord, en interne, dès la création du cabinet, nous avons développé des outils spécifiques pour optimiser notre système de bases de données et la numérisation de nos éléments. Cette évolution continue nous permet aujourd’hui de proposer un travail 100 % dématérialisé aux notaires ; en adéquation avec leur passage au numérique depuis plusieurs années, tout en respectant scrupuleusement les règles en vigueur, notamment le RGPD.
Par ailleurs, nous avons dû adapter nos méthodes de recherche. La numérisation et la digitalisation de nombreuses administrations ont réduit la nécessité de déplacements fréquents. Il y a quelques années, nos généalogistes, comme notre associé Monsieur Ludovic THOMAS passaient plus de 100 nuits à l’hôtel chaque année, pour les besoins des recherches. Aujourd’hui, ces déplacements sont limités, mais nous restons des hommes et des femmes de terrain.
Nous avons toujours eu un développeur dédié, ce qui nous a permis de rester vigilants et réactifs et de continuer notre activité même pendant des périodes comme la pandémie de COVID-19. Nos systèmes de télétravail, déjà en place, ont assuré la continuité de nos opérations. Ainsi, nous avons pu avancer dans nos dossiers sans trop d’interruption, anticipant les besoins pour respecter les délais de traitement de nos dossiers.
I.E : Comment votre cabinet parvient-il à structurer son développement tout en conservant son identité ?
Arthur Borne : L’évolution du recours à nos services ne montre aucun signe de ralentissement. Bien au contraire, la demande pour les généalogistes successoraux va continuer à croître. Notre priorité est de structurer notre développement pour conserver notre identité et notre image de marque, fondées sur la proximité, l’efficacité et le sur-mesure. Nous n’avons pas pour ambition d’ouvrir des agences à tout va, mais plutôt de poursuivre un développement cohérent avec nos implantations existantes.
Il y a encore quelques années, le métier de généalogiste successoral était peu connu. Pour les notaires la généalogie était un dernier recours. Aujourd’hui, les notaires font systématiquement appel à nos services dès qu’il y a le moindre doute sur un dossier pour éviter toute responsabilité engagée.
Aussi, nous nous efforçons de rester fidèles à nous-mêmes, en saisissant chaque opportunité qui apporte une valeur ajoutée à notre société. Nous avons évolué de deux à trois associés, et nous avons promu des collaborateurs au rang de directeurs pour accompagner et former nos nouvelles recrues, garantissant ainsi un développement maîtrisé et cohérent.