La révolution des espaces de travail post-COVID pose la question du rôle des bureaux : est-ce toujours utile de venir au bureau ? Et pour quoi faire ? Alors que l’immobilier représente le second coût pour les entreprises après les salaires, certains pensent que les bureaux sont en réalité l’outil le plus performant et rentable pour développer une entreprise. Rencontre avec Factory qui redéfinit les normes afin de faire du bureau le meilleur outil des entreprises qui compteront dans le futur.
Informations Entreprise : Quels sont, selon vous, les facteurs exogènes aux entreprises qui façonneront les bureaux de demain ?
Jules Dubois (Co-fondateur de Factory) : Le rapport au lieu de travail de chacun a considérablement évolué depuis ces quatre dernières années ! Le bureau est bien plus intelligent et intéressant aujourd’hui qu’hier.
En réalité, deux phénomènes ont mis sur la table la question du rôle des bureaux et notre rapport au travail. En tout premier, avec son effet Big Bang, le Covid 19 ! Cette période inédite a permis de casser des codes et des normes ancrées depuis des décennies dans le paysage immobilier, et qui en réalité le sclérosait depuis trop longtemps. Télétravail, perte d’engagement et difficulté managériale en sont les symptômes résiduels bien connus. La seconde lame de fond est l’acculturation massive à un niveau de design et de service inconnue jusqu’alors via les espaces de co-working anglo-saxons, ou leurs dérivés. Transformer massivement les attentes et les exigences de centaines de milliers de cadres en seulement quelques années, pousse ces derniers à porter la qualité de leur futur espace de travail dans leur critère de sélection à un niveau jamais connu.
Les entreprises les plus ambitieuses ont compris qu’il fallait faire de ces enjeux des opportunités et mettent leur outil immobilier au service de leur stratégie globale. Ces sociétés, dont beaucoup de PME/ETI, ont intégré qu’elles allaient devoir investir dans le design de leur lieu de travail, proposer différentes typologies d’espaces, créer des lieux de célébration et investir dans les services pour faire revenir leurs salariés au bureau. Car si le télétravail n’est pas l’ennemi de la productivité, il est en revanche un frein à la créativité collective, la solidarité et la cohésion au sein des équipes, des valeurs qui sont essentielles pour les entreprises. Ces entreprises ont surtout compris qu’investir dans leurs espaces de bureau était l’investissement le plus rentable sur le long terme.
IE : Dans ce contexte, comment les entreprises peuvent-elles réinventer leurs espaces de travail ?
Nicolas Micallef (Co-fondateur de Factory) : Dans un premier temps, les entreprises doivent se rendre compte, que leur premier client est en réalité le collaborateur qui peut être leur meilleur ambassadeur de marque ou leur pire détracteur si son expérience au travail diffère radicalement de la promesse faite au client.
Bien traiter ses collaborateurs passe d’abord par une compréhension intelligente des espaces de travail. On assiste ici à un véritable paradoxe. Les entreprises ont profité de la pandémie, du télétravail et de l’adoption du flex office pour réduire leurs surfaces de travail. Mais le risque est de voir ses équipes revenir au bureau pour en réalité se ‘confiner’ dans des salles microscopiques, conçues comme des cabines téléphoniques, qui font office de bureau quand les places manquent. Concevoir des espaces de travail adaptés demande de s’intéresser au nombre de salariés mais aussi à la réalité de leur métier et des tâches qui rythment leurs journées.
Le deuxième élément de réponse concerne les services qui se développent au sein des bureaux. La restauration notamment est un élément clef surtout en France. C’est un moment à privilégier non seulement pour le bien-être des salariés mais aussi la cohésion d’équipe. D’autres services se développent autour du sport, de la mobilité, de la technologie… Le champ des possibles est large.
I.E : Comment l’adoption du flex office transforme-t-elle les pratiques managériales en entreprise ?
Jules Dubois : Au-delà du flex office, le vrai sujet qui a transformé les pratiques managériales est en réalité le travail hybride. Les employés d’une entreprise peuvent désormais travailler sur site, chez eux ou dans un tiers lieu et c’est cette évolution qui a profondément changé le rapport au bureau et les pratiques managériales.
Dans les entreprises où les collaborateurs n’ont pas de bureau attitré, ils doivent avoir accès à différentes typologies d’espace apportant plus de fonctionnalités : des espaces ouverts pour les tâches de tous les jours, des espaces fermés pour les conversations confidentielles, des espaces de collaboration pour faire des réunions sans perturber leur environnement proche…
Le deuxième impact concerne les pratiques managériales. Dans un monde où les managers ne voient plus leurs collaborateurs car ces derniers ne sont pas forcément sur site, ils ne peuvent plus manager par activité mais doivent manager par objectif. Cela implique une autre posture de la part du manager, plus de confiance, d’autonomisation, de responsabilisation et plus de rituels aussi.
Enfin, le troisième volet de cette évolution est le développement des services sur site. Les bureaux sont en réalité en concurrence avec la maison et sur beaucoup d’aspects, venir au bureau semble être moins pratique que rester chez soi. Aux entreprises d’inventer les services qui vont permettre aux collaborateurs d’avoir une expérience qui n’est pas possible chez soi. C’est en ce sens que nous avons coutume de dire que les entreprises ont le taux de présence qu’elles méritent.
I.E : Comment Factory adapte-t-elle ses solutions d’aménagement pour répondre aux nouvelles attentes des salariés ?
Jules Dubois : Notre conviction chez Factory, est qu’il est maintenant contre-productif de donner à chaque employé un bureau standardisé et personnel. Les métiers, les outils informatiques et les attentes ont rendu ce standard obsolète. Au contraire, nous interrogeons la nature des tâches individuelles de chacun pour optimiser l’espace en fonction. Par exemple, pour répondre à des emails, un bureau partagé suffit alors que pour les appels, des cabines insonorisées sont nécessaires. Cela permet d’offrir cinq bureaux pour dix personnes, tout en leur fournissant les outils nécessaires pour être très performants.
De plus, face aux imminentes transformations de nos économies tertiaires, le besoin de formation continue est, et sera, colossal. Avec le plein emploi et les difficultés de recrutement, il est crucial de former les équipes déjà présentes pour les maintenir compétitives. Nous encourageons nos clients à dédier des espaces spécifiques à la formation continue. Chaque journée passée au bureau doit permettre au salarié de ‘s’augmenter’ professionnellement et de renforcer son sentiment d’appartenance à l’entreprise.
I.E : Comment Factory parvient-elle à aligner la stratégie immobilière avec la vision globale de l’entreprise ?
Nicolas Micallef : Le principal défi consiste en effet à aligner la stratégie d’entreprise avec la question immobilière. Annoncer une croissance de 200 % en cinq ans tout en réduisant les mètres carrés disponibles et en offrant un cadre de travail peu attrayant ne fonctionne plus. De même, des engagements RSE non perceptibles au quotidien n’embarqueront pas les équipes.
Nous devons faire comprendre à nos clients qu’il faut prévoir avec trois à cinq ans d’avance. Une stratégie immobilière alignée au projet de croissance de l’entreprise est un outil très puissant. Le défi est de permettre aux différents collaborateurs d’avoir accès à des espaces de travail adaptés aux différentes tâches qu’ils doivent accomplir et d’anticiper celles qu’ils devront accomplir demain.
I.E : Pouvez-vous nous communiquer un cas concret de réussite ?
Jules Dubois : Une demande d’un dirigeant de la Banque Palatine (que nous avons récemment accompagnée) m’a fait sentir toute la responsabilité qui était la nôtre. Ayant lui-même amorcé un ambitieux plan de transformation du groupe, il m’a confié : ‘Le projet de déménagement de notre siège est le projet le plus important de ces 18 prochains mois. La réinvention de nos bureaux est la meilleure façon de prouver à nos employés que la transformation s’est opérée, réellement et concrètement pour eux en premier.’
Et il y a un mois et demi, ce projet a été livré avec succès : bien qu’en réduisant de 40 % de la surface, nous avons permis d’en améliorer l’utilisation. La majorité des employés est revenue au bureau et le taux de satisfaction interne a atteint 80%, un chiffre remarquable
dans un contexte de transformation. Le résultat a même été salué par leur actionnaire principal, la BPCE, qui a reconnu que ce projet avait surpassé leurs attentes.
I.E : Comment Factory s’adapte-t-elle aux évolutions rapides des modes de travail et de management ?
Nicolas Micallef : Le rythme de changement s’est considérablement accéléré. Autrefois, les entreprises signaient des baux de 9 à 12 ans et déménageaient en moyenne tous les 7 ou 8 ans, ce qui permettait de réaménager les espaces. Aujourd’hui, nombre d’entre elles réaménagent avant même la fin de leurs baux de 3 ans. Cela est dû aux évolutions rapides des industries, des tendances de management et des besoins.