Faire le lien entre la direction et les utilisateurs ; une approche singulière, mais pour le moins indispensable, qui caractérise à elle seule toute la valeur ajoutée de la société française AudiPrint. De la gestion documentaire à travers une offre de conseil indépendante, à destination des entreprises publiques et privées. Rencontre avec le fondateur.
Informations Entreprise : La gouvernance du parc d’impression d’une entreprise ou d’une collectivité a toujours été au cœur des préoccupations. Quel est votre regard sur le sujet.
Claude Lechelle : Grâce à mon expérience, je pense que la bonne approche passe avant tout par une connaissance profonde de ses processus métier. Beaucoup de dirigeants n’ont qu’une vision partielle des usages de leur entreprise. Ils vont donc se doter d’outils pas toujours adaptés à l’organisation, au volume ou encore aux attentes des utilisateurs. Cette erreur peut alors coûter très cher, il est donc indispensable de cartographier les process au sein d’une organisation.
Ensuite, il est aussi primordial de connaître son parc d’impression, et par là, j’entends la connaissance technique ! Au-delà des caractéristiques des dispositifs utilisés, il est également essentiel de comprendre et d’identifier les flux, procéder à une analyse des charges d’exploitation liées à ses infrastructures mais aussi de quantifier le coût de la gouvernance et de leur fonctionnement.
En somme, la question du parc d’impression doit être abordée en mode projet : il faut associer les métiers et les directions, afin d’organiser une stratégie autour d’une réelle politique d’impression, sponsorisée par la direction générale.
I.E : Quelles sont les solutions à mettre en place ?
Claude Lechelle : Il faut tout d’abord fédérer l’ensemble des collaborateurs autour d’une trajectoire commune liée à la gestion documentaire qui définit le socle de la politique
d’impression puis solliciter l’ensemble des acteurs du marché afin que le parc réponde bien aux contraintes techniques, logistiques, organisationnelles mais aussi environnementales.
Vient ensuite le temps de l’administration technique : pour pouvoir piloter et administrer ce parc, il est important de mettre en place les bons dispositifs de supervision, de privilégier des solutions tierces afin de ne pas être dépendant d’un fournisseur en particulier. En somme, la solution sélectionnée doit pouvoir administrer un environnement multi-constructeurs.
Vient ensuite le temps de l’administration technique : pour pouvoir piloter et administrer ce parc, il est important de mettre en place les bons dispositifs de supervision, de privilégier des solutions tierces afin de ne pas être dépendant d’un fournisseur en particulier. En somme, la solution sélectionnée doit pouvoir administrer un environnement multi constructeurs..
I.E : Cette démarche, en mode projet, est à la base de la proposition AudiPrint.
Claude Lechelle : Totalement ! Nous proposons à nos clients un conseil opérationnel complet en optimisation de parc d’impression et de gestion de document. Comment ? À travers une expertise de plus de 20 ans, acquise auprès de constructeurs, d’éditeurs et d’intégrateurs de solutions d’impression et des méthodologies éprouvées qui reposent sur un engagement de résultats.
I.E : Qu’en est-il en pratique ?
Claude Lechelle : Afin de privilégier la bonne stratégie, nous commençons par mettre en place une phase d’audit pointue et globale. C’est là que tout se joue.
La première partie, plutôt financière, va nous permettre de comprendre comment réduire les coûts. Dans ce sens, nous accompagnons les entreprises publiques et privées dans l’analyse de leurs charges, nous réalisons un diagnostic des coûts directs et indirects et évaluons les économies potentielles en étudiant tous les éléments financiers concernant l’exploitation des imprimantes et photocopieurs. Et ici, nos résultats sont probants. Sur un panel de 100 entreprises, une moyenne de 26% d’économie !
Dans un second temps, nous allons aborder la partie technique via tout un ensemble de processus : Recenser et géolocaliser les imprimantes réseaux ou locales, les multifonctions connectées ou non, les scanners, les fax afin d’établir des schémas d’implantation - Analyser les caractéristiques techniques de l’infrastructure et les spécificités Métiers - Délivrer des recommandations d’une architecture technique et organisationnelle. Ici, notre but est clair : optimiser l’infrastructure de nos clients !
Enfin, et comme indiqué en introduction, nous cherchons à couvrir les deux derniers leviers d’une politique d’impression réussie : les usages et la gouvernance. Concernant le premier point, nous intervenons via des entretiens en présentiel ou à distance, mais aussi à travers des enquêtes en ligne. Notre volonté est de réaliser une étude des usages afin d’évaluer le niveau de satisfaction des collaborateurs et d’appréhender leurs attentes quant aux évolutions attendues sur la gestion documentaire mais aussi, d’obtenir la plus grande adhésion possible des utilisateurs afin de limiter les risques de résistance aux changements.
Du côté de la gouvernance, nous intervenons dans l’analyse des processus autour de la gouvernance de parc en vue d’améliorer la gestion autour des activités de support, de logistique et d’administration du SI Impression. Nous procédons en l’espèce à un audit des activités support, une étude des moyens logistiques, une analyse des données contractuelles et du processus de gestion administrative.
Ces étapes sont, du point de vue AudiPrint, indispensables pour optimiser économiquement et écologiquement un parc d’impression.
I.E : Quels sont vos projets ?
Claude Lechelle : Nous sommes un cabinet indépendant, nous ne sommes donc ni juges ni parties. Aucune recommandation sur aucune marque n’est faite. C’est quelque chose que nous souhaitons conserver, cela rassure notre clientèle et intensifie notre proximité auprès d’eux.
D’un point de vue stratégique, nous sommes conscients que nous rentrons aujourd’hui de plain-pied dans une ère numérique ; un nouveau paradigme, associé à une nouvelle dimension écologique. De ce postulat, nous abordons donc logiquement le sujet de la dématérialisation, du travail collaboratif, des usages liés au télétravail également … affaire à suivre !
