Des bureaux essentiels pour rassembler les équipes mais vides les vendredis, le flex office comme source d’optimisation, des investissements et services de plus en plus larges... En somme, comment savoir si vos bureaux valent le coût ? Nous faisons le point avec Nicolas Hanart, Directeur du pôle stratégie immobilière chez Factory.
Informations Entreprise : Pourquoi l’immobilier est-il un enjeu si important pour les entreprises, surtout face aux évolutions actuelles du travail tertiaire ?
Nicolas Hanart : Tout simplement parce que l’immobilier représente souvent le deuxième poste de dépenses, après les salaires, alors même que ce poste devient moins lisible qu’avant. En effet, comment mesurez-vous l’efficacité de vos bureaux ? En vous référant au coût par m2 ? par poste ? par collaborateur ? Comment prendre en compte le taux d’occupation des bureaux ? Comment mesurer l’impact de vos bureaux sur votre attractivité en tant qu’employeur ou prestataire de services ? L’évolution du travail tertiaire a changé notre rapport aux espaces de travail. Cette nouvelle relation pose toujours de nombreuses questions aux utilisateurs qui souhaitent adapter leur stratégie immobilière à leur stratégie d’entreprise (maintien du travail hybride ? retour au bureau ?).
I.E : Comment les entreprises peuvent-elles dès lors évaluer efficacement le coût de leurs bureaux ?
Nicolas Hanart : Il faut changer de paradigme et se poser la question non pas du nombre de m2 mais de leur rôle et forcément cette question demande une réponse plus complexe. Le coût au m2 a longtemps été un indicateur vedette ; ce qui est toujours le cas dans l’immobilier résidentiel. Mais c’est un indicateur d’agent immobilier, non de directeur immobilier et encore moins de dirigeant. Aujourd’hui, il faut adopter une démarche plus holistique pour prendre en compte l’ensemble des coûts associés au bureau comme le loyer, les charges, la fiscalité, les frais d’exploitation, les services embarqués etc… et les mettre en relation avec ce que les bureaux ‘rapportent’ en termes de productivité pour les équipes mais aussi comme outil marketing et de recrutement. On aime bien dire chez Factory qu’un bureau bien pensé est le spot publicitaire le plus rentable de l’année.
I.E : Quels seraient vos conseils pour une entreprise qui souhaite optimiser ses espaces sans déménager ?
Nicolas Hanart : Premièrement, commencez par mener une analyse approfondie de l’utilisation réelle de vos espaces, de votre organisation et des besoins spécifiques de vos employés. Nous avons des outils pour cela. Vos locaux sont-ils adaptés à vos cibles : collaborateurs, clients, partenaires, candidats, visiteurs…? Cette première phase devrait déjà vous permettre de challenger les zones de travail collaboratif, les espaces de concentration individuelle et les lieux de détente. Vous pouvez aussi optimiser vos espaces en privilégiant des aménagements modulaires qui permettent des réorganisations rapides et en améliorant l’intégration de la technologie. En investissant dans des solutions digitales mesurant l’usage de vos bureaux, vous aurez une connaissance plus fine de leur utilisation réelle, quitte, par exemple, à les sous-louer à votre écosystème lorsque vos équipes n’en ont pas besoin.
Optimiser ses espaces de travail, c’est aussi réenchanter la relation que vos équipes ont avec vos bureaux et dans ce cas, ça passe par l’intégration d’éléments qui favorisent le bien-être : une décoration plus contemporaine, des services adaptés, des aménagements plus confortables et ergonomiques… Tout dépend de l’objectif de départ : S’agit-il d’optimiser les coûts ou d’augmenter la valeur des espaces de travail pour votre entreprise ? Les deux sont possibles mais les deux demandent des réponses différentes : je reste, je déménage, je loue, j’achète, je renégocie… une étude fine permettra d’évaluer le potentiel de chaque solution en lien avec votre projet d’entreprise.
I.E : Et à l’inverse, comment rédiger un cahier des charges efficace lorsqu’on a décidé de chercher de nouveaux bureaux ?
Nicolas Hanart : Là encore, tout dépend de la raison initiale qui provoque ce changement de lieu : pourquoi est-il nécessaire ? Et dans quel contexte s’inscrit-il ? Je vais ici vous donner un cas concret : quand nous avons accompagné l’entreprise Texei, un cabinet de conseil IT, en forte croissance, nous avons commencé notre mission par mener des ateliers pour challenger et définir les rôles, les usages, les moyens… En clair, nous avons formalisé les indicateurs clefs qui assureront le succès de l’opération. Une fois ce préambule franchi,
un cahier des charges très précis a été rédigé en prenant en compte les KPI financiers évidents mais aussi business et expérientiels. En effet, tout l’enjeu pour Texei était de trouver un lieu qui fasse vivre sa culture d’entreprise alors même que ses équipes passaient beaucoup de temps chez leurs clients. C’est notamment parce que nous sommes passés par cette étape initiale que nous avons pu sélectionner pour Texei l’outil immobilier sur-mesure et à forte valeur ajoutée. Cela nous a également fait gagner un temps précieux dans nos recherches et dans l’étape de conception des espaces par la suite. Nous avons opéré, pour Texei, comme une direction immobilière externalisée.